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La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après « Politique ») définit comment CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, les expressions « nous » ou « CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC » seront utilisées dans la Politique.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit en personne, par téléphone ou via notre site web, par exemple.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’occasion de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site web et CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC n’est pas responsable de ceux-ci. Si vous suivez un lien vers le site web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS est une clinique d’optométrie située à Victoriaville depuis 1973.
Nous recueillons des renseignements personnels pour CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC. dans le contexte de tenue de dossier et pour fins de demandes de soumissions, de facturation et de recrutement.
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, tout commentaire ou toute plainte concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, Marc-André Fortin, par courriel (mafortin@centreoptique.ca), par téléphone au 819-758-1444 ou à l’adresse 66 rue St-Jean-Baptiste, Victoriaville, G6P 4E6
Responsable de la protection des renseignements
Directrice des opérations (RH)
Employés
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services.
Pour ouvrir et faire le suivi de tous nos mandats, nous utilisons le logiciel canadien Optoclick, aussi soumis à la loi sur la protection des renseignements personnels. Nous y entrons des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme des prénoms, des noms, des adresses, des adresses électroniques, et numéros de téléphone.
Afin de facturer nos mandats et payer nos fournisseurs, nous recueillons des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers (comme l’adresse de facturation), de l’information relative au compte bancaire ou aux données de paiement.
Pour le recrutement, nous recueillons des renseignements comme des curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel.
Au niveau du développement des affaires, nous collectons des données sur notre site web lorsque vous compléter un formulaire.
Nous recueillons également, par le biais de témoins sur notre site web, des renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne. Nous utilisons le service de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir certains contenus.
Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur, pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur notre site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Au niveau des renseignements collectés sur nos clients, nous les conservons aussi longtemps que le client fait affaire avec nous, sauf avis contraire reçu de sa part. Nous utilisons la même logique pour les données des fournisseurs.
Les renseignements concernant l’embauche sont conservés pour une durée indéterminée, dans l’éventualité où nous aurions besoin du candidat.
En ce qui a trait aux bases de données des clients, elles sont soumises aux règles de chacune de leur politique individuelle sur les renseignements personnels et seront traitées au cas par cas.
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale :
Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, comme :
Chaque employé est sensibilisé à l’importance de la confidentialité. Tout employé qui n’agirait pas selon la loi serait passible de conséquences allant jusqu’au congédiement. Tous ses accès informatiques seraient alors révoqués.
Pour protéger les renseignements personnels détenus par DGK, nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous avons pris des mesures pour garantir que les membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont uniquement ceux qui ont besoin de les connaître.
En ce qui a trait aux renseignements personnels de nos clients, ils sont conservés dans des bases de données chez notre hébergeur tiers. Notre hébergeur canadien est également soumis à la loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui l’oblige à protéger ceux-ci selon les normes en vigueur.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100%. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits à la suite de la violation de nos mesures de protection.
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
Une plainte constitue une insatisfaction à l’égard de CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC par un individu qui s’estime lésé dans la gestion de ses renseignements personnels. Soyez certain que toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de CENTRE OPTIQUE DES BOIS-FRANCS INC et sans qu’une plainte écrite ait été déposée par un individu.
Le responsable du traitement des plaintes est notre responsable de la protection des renseignements personnels, Marc-André Fortin. Il agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Il a pour tâche de s’assurer de l’envoi de l’accusé de réception, d’enquêter sur le contenu des plaintes et de répondre au plaignant.
L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par courriel à l’adresse suivante : mafortin@centreoptique.ca
La communication doit indiquer les éléments suivants:
Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la Politique. Si elle est reçue de façon verbale, il doit informer le plaignant de la présente Politique et l’inviter à faire parvenir sa plainte par courriel.
Le responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception. Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.
Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise. Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.
Nous pourrions, au besoin, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.